Microsoft Copilot: hướng dẫn dùng AI trong Word và Excel

Trong các cuộc họp, nhiều người đã mất cả buổi chỉ để gom email, tài liệu rồi viết lại bản cập nhật cho nhóm. Đúng vào việc ấy, Microsoft đã đưa Copilot vào bộ ứng dụng văn phòng. Trợ lý AI này giúp tạo bản nháp, tóm tắt email và phân tích bảng tính bằng vài câu lệnh tự nhiên.

Copilot là gì, nằm ở đâu

Microsoft Copilot là trợ lý trí tuệ nhân tạo của Microsoft, kết hợp cửa sổ trò chuyện với mô hình ngôn ngữ lớn để tạo nội dung và thực hiện hành động theo yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên. Công cụ này ra mắt năm 2023, ban đầu mang tên Bing Chat và nằm trong Bing cùng trình duyệt Edge. Sau đó, Microsoft thống nhất thương hiệu Copilot cho toàn bộ sản phẩm chatbot của mình.^{33 Microsoft Copilot (Wikipedia)} Nó cũng là sản phẩm kế nhiệm trợ lý ảo Cortana, vốn đã bị ngừng hoạt động.³

Điểm khiến Copilot khác với các chatbot thông thường là chỗ đứng của nó. Trợ lý được cài sâu vào Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams, kết hợp mô hình ngôn ngữ lớn với dữ liệu công việc trong Microsoft Graph.^{22 Microsoft Copilot cạnh tranh với Google nhằm cách mạng hóa năng suất tại nơi làm việc (vneconomy.vn)} Tính năng Business Chat đọc cả lịch, email, cuộc họp, tài liệu và danh bạ.² Người dùng chỉ cần nói một câu như “cho nhóm của tôi biết cách chúng tôi cập nhật chiến lược sản phẩm”. Nó sẽ tự lập bản cập nhật trạng thái từ các cuộc họp, email và chuỗi hội thoại liên quan.²

Về hiệu quả, số liệu GitHub cho thấy Copilot tăng năng suất công việc với 88% nhà phát triển đang dùng nó.^{22 Microsoft Copilot cạnh tranh với Google nhằm cách mạng hóa năng suất tại nơi làm việc (vneconomy.vn)} Trên máy tính, người dùng Windows 11 phiên bản 23H2 thấy biểu tượng Copilot ngay trên thanh taskbar, bấm vào là mở được cửa sổ trò chuyện. Từ tháng 1 năm 2024, bàn phím Windows còn có một phím Copilot chuyên dụng.^{33 Microsoft Copilot (Wikipedia)}

Muốn theo dõi thêm các công cụ AI khác cho công việc, người đọc có thể xem chuyên mục Công nghệ của tạp chí, nơi cập nhật đều những thay đổi này.

Microsoft Copilot: hướng dẫn từng bước

Trước khi bật, cần chuẩn bị ba thứ: tài khoản Microsoft 365 Personal, Family hoặc Premium, phiên bản Office mới nhất và kết nối internet ổn định. Từ giữa tháng 1/2025, Copilot nằm sẵn trong gói Personal và Family ở hầu hết thị trường. Thuê bao hiện tại chỉ cần cập nhật lên phiên bản mới nhất là thấy Copilot trong Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneNote. Người dùng các gói này nhận một lượng tín dụng AI mỗi tháng để dùng tính năng AI và tạo ảnh trong Designer. Mọi hướng dẫn về Microsoft Copilot đều bắt đầu từ đây, vì thiếu thuê bao thì các ứng dụng văn phòng sẽ không hiện nút Copilot.

Chưa có thuê bao cũng vẫn thử được. Bản Copilot miễn phí trên web và trình duyệt Edge cho 5 tin nhắn mỗi phiên, sau đó hệ thống nhắc đăng nhập hoặc tạo tài khoản. Tuy nhiên, bản miễn phí không soạn thảo trực tiếp trong Word hay Excel.

Việc cài đặt Microsoft Copilot trong từng ứng dụng giờ nhẹ nhàng hơn nhiều: Microsoft đã thêm sẵn công tắc cho phép bật hoặc tắt Copilot trong Word, Excel và PowerPoint khi cần.

Sau khi cập nhật, chờ vài phút cho ứng dụng đồng bộ, rồi mở một tài liệu mới để kiểm tra. Nếu thấy nút Copilot trên thanh công cụ, mọi thứ đã sẵn sàng. Với ai muốn tạm ngưng trong tình huống như làm bài học thuật, cách làm là vào phần cài đặt của Word, Excel hay PowerPoint để tắt Copilot, cần thì bật lại.

Dùng trong Word và Excel

Đây là phần cách sử dụng Copilot trong Word mà dân văn phòng dùng nhiều nhất. Khi tạo tài liệu mới, có hai đường. Thứ nhất, bấm biểu tượng Copilot trên dải công cụ Ribbon: một ngăn trượt vào từ bên phải, bản nháp hiện trong ngăn đó và người dùng phải tự sao chép vào tài liệu. Thứ hai, nhấn tổ hợp phím Alt-I: bản nháp được tạo thẳng vào trang Word. Đường Alt-I còn cho phép dùng một tệp có sẵn làm điểm bắt đầu, điều ngăn bên phải không làm được, miễn tệp đó nằm trong OneDrive.

Với tài liệu đã có, mở tệp rồi bấm biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải. Ngăn bên phải sẽ đưa các gợi ý sẵn: tóm tắt tệp, kiểm tra lời kêu gọi hành động, viết lại trang trọng hơn, hoặc rút ngắn độ dài. Tệp tham chiếu chấp nhận nhiều định dạng: DOCX, PDF, XLSX, hay cả ảnh JPG, PNG. Nút tham chiếu chỉ hiển thị ba tệp mở gần nhất.

Còn trong Excel thì sao? Muốn có tích hợp AI Copilot, Excel của bạn cần đủ hai điều kiện: tài khoản Microsoft 365 và phiên bản Excel hỗ trợ Copilot. Thiếu một trong hai thì tab Trợ lý AI sẽ không xuất hiện trên thanh công cụ, dù máy đã cài Office. Khi đủ điều kiện, Microsoft Copilot hướng dẫn bạn làm việc ngay trong bảng tính: vào tab này, gõ yêu cầu bằng lời thường, ví dụ phân tích doanh số theo quý, nó tự tạo báo cáo kèm biểu đồ tại chỗ. Ai không nhớ công thức phức tạp chỉ cần hỏi bằng lời, kết quả hiện thành bảng chi tiết.

Ngoài hai ứng dụng này, Copilot còn làm việc trong cả bộ công cụ văn phòng. Trong Outlook, nó giúp trả lời email nhanh, tổng hợp ý chính từ chuỗi thảo luận dài, và điều chỉnh âm sắc cùng độ dài ghi chú cho phù hợp với người nhận. Trong PowerPoint, Copilot tạo bản trình bày từ văn bản, tự điều chỉnh bố cục, thêm hình minh họa và đơn giản hóa những slide quá nhiều chữ. Còn trong Teams, nó phân tích cuộc họp và đưa ra bản tóm tắt các nội dung chính ngay sau khi cuộc họp kết thúc.

Một điều cần biết: trong thử nghiệm, Copilot trong Word thỉnh thoảng tự bịa thông tin, chèn cả số liệu lỗi không tồn tại vào bản ghi nhớ. Vì thế, cách giảm hiện tượng này là viết yêu cầu thật chi tiết và yêu cầu nó liệt kê nguồn thông tin.

Đọc thêm: Cài đặt AI tạo nội dung Android đúng cách để viết báo cáo nhanh

Ba phong cách trả lời

Copilot có ba phong cách trả lời, chọn đúng phong cách giúp câu trả lời sát nhu cầu hơn hẳn. Balanced là chế độ cân bằng, đặt làm mặc định; Precise nghiêng về chính xác, hợp khi tra cứu thông tin; Creative nghiêng về sáng tạo, hợp khi cần gợi ý sự kiện, quà tặng hay hình ảnh. Nếu mới làm quen, cứ để mặc định Balanced mà dùng, muốn đổi phong cách thì bấm lại trong cửa sổ trò chuyện.

Một ví dụ đời thường giúp thấy rõ khác biệt. Hỏi “gợi ý món ăn tối cho cả nhà có trẻ nhỏ” thì dùng Creative, câu trả lời sẽ phong phú và bất ngờ hơn. Tra số liệu như “mức lương phổ biến của kế toán tại Việt Nam” thì chuyển sang Precise để hạn chế phần lan man. Khi đã quen, việc đổi phong cách chỉ mất một cú bấm trong cửa sổ trò chuyện.

Giá và các gói hiện có

Chọn gói nào quyết định hạn mức dùng AI mỗi ngày, nên không thể bỏ qua. Bảng dưới đây so sánh giá các gói Microsoft 365 có tích hợp Copilot tại Việt Nam.

Nhìn vào bảng, Family rẻ hơn Premium gần một nửa nhưng AI chỉ dành cho chủ gói, năm thành viên còn lại không dùng được. Premium đắt nhất trong ba gói thông thường, đổi lại mức sử dụng Copilot mở rộng và 6 TB OneDrive chia cho sáu người. Gói Pro chỉ thanh toán theo tháng với hạn mức Copilot cao nhất.

Riêng gói Copilot Pro dành cho cá nhân có số liệu ở nhiều thời điểm khác nhau, cần xem kỹ. Khi ra mắt tháng 1/2024, gói này bán 20 USD/tháng, cho 30 tin nhắn mỗi cuộc trò chuyện và dỡ bỏ giới hạn số cuộc trò chuyện hằng ngày. Người đăng ký còn được ưu tiên truy cập GPT-4 và GPT-4 Turbo kể cả khi hệ thống quá tải. Họ cũng có 100 lượt tạo ảnh AI trong Designer mỗi ngày, với điều kiện đã có gói Microsoft 365 Personal hoặc Family. Theo bảng giá năm 2025, Copilot Pro cá nhân khoảng 2.500.000 đồng/người dùng/năm. Tuy nhiên, gói này sau đó ngừng bán, hỗ trợ kết thúc ngày 01/08/2026, và Microsoft đề xuất Microsoft 365 Premium làm lựa chọn thay thế.

Doanh nghiệp cũng có đường riêng. Gói Copilot for Microsoft 365 doanh nghiệp có giá từ 9.890.000 đồng/người dùng/năm, kèm ưu đãi giảm tới 15% cho khách đăng ký mới qua MSO. Microsoft cũng bỏ mức mua tối thiểu 300 chỗ của gói này, nên công ty từ 1 đến 299 nhân sự đều mua được. Với gói doanh nghiệp, Microsoft cam kết dữ liệu không bị rò rỉ và không bị dùng để huấn luyện AI công cộng.

Một lưu ý về giá: Microsoft đã tăng giá Microsoft 365 Personal và Family thêm 3 USD/tháng tại Mỹ, áp dụng cho kỳ gia hạn tiếp theo, đi kèm việc thêm công tắc bật/tắt Copilot trong các ứng dụng. Nghĩa là số tiền phải trả khi gia hạn có thể khác với giá đăng ký lần đầu, nên kiểm tra mức phí kỳ tới trước khi gia hạn tiếp.

Dùng trên điện thoại

Copilot có phiên bản tương thích trên Android và iOS, không cần mở bản nền web trên máy tính. Ứng dụng tải miễn phí từ App Store và Google Play, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc Skype là dùng được ngay.^{11 Cách viết lời chúc Tết, vẽ tranh Tết trên iPhone bằng Microsoft Copilot (vietnamnet.vn)}

Trên điện thoại, ô nhập yêu cầu mang tên Hỏi tôi bất cứ điều gì, giới hạn 4.000 ký tự. Bấm Sử dụng GPT-4 để tiếp cận mô hình mới nhất, và mô tả càng chi tiết thì câu trả lời càng đúng ý.^{11 Cách viết lời chúc Tết, vẽ tranh Tết trên iPhone bằng Microsoft Copilot (vietnamnet.vn)} Muốn tạo ảnh, nhấn biểu tượng trình đơn ba dấu gạch ngang ở góc trên bên trái rồi chọn Designer, ứng dụng sẽ vẽ từ mô tả văn bản nhờ tích hợp DALL-E 3.¹

Trò chuyện bằng giọng nói cũng tiện không kém. Chọn biểu tượng Micro, cho phép Copilot ghi âm rồi nói; nhấn dấu X để gửi, Copilot trả lời bằng văn bản và đọc thành tiếng. Cần hỏi về một vật thể trước mắt, chọn biểu tượng Camera, cho phép ứng dụng chụp ảnh, rồi nhập câu hỏi về vật thể trong ảnh để nhận câu trả lời. Khi tạo ảnh từ ý tưởng, Copilot vẽ 4 bức tranh AI; nhấn ảnh muốn lưu, chọn dấu ba chấm rồi Tải xuống.

Muốn đặt Copilot làm trợ lý mặc định trên Android, bản cập nhật thử nghiệm phiên bản 27.9.420225014 phát hành tháng 3/2024 đã mở tính năng này.

Cách đặt trợ lý mặc định trên Android đã có bài riêng trên tạp chí, ai dùng máy Android nên đọc kèm.

• Vào Play Store, chọn mục tham gia bản dùng thử, sau đó cài lại ứng dụng.

Bảo mật và giới hạn cần biết

Tiện lợi đi kèm cái giá riêng tư. Microsoft chưa công bố danh sách cụ thể dữ liệu cá nhân nào Copilot đọc hoặc thu thập, khiến giới an ninh lo ngại. Ngay cả khi không sử dụng, dữ liệu vẫn có thể bị thu thập âm thầm để nuôi bộ nhớ chatbot. Tắt Copilot tuy làm phản hồi kém cá nhân hóa hơn nhưng giúp bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Cách giảm rủi ro nằm trong vài cú bấm, và đây là phần bảo mật quan trọng nhất trong mọi hướng dẫn dùng Copilot: vào trang web Copilot, đăng nhập tài khoản Microsoft, chọn Settings rồi mục Memory. Trong đó, tắt tùy chọn thu thập dữ liệu sử dụng của Microsoft và chọn xóa toàn bộ dữ liệu AI đã thu thập. Ngược lại, Microsoft cam kết không dùng lệnh nhắc, phản hồi hay nội dung tệp của người dùng trong các ứng dụng Microsoft 365 để huấn luyện mô hình nền tảng.

Giới hạn về độ chính xác cũng phải tính. Bản thân Microsoft từng khuyên Copilot chỉ nên dùng để giải trí, không nên hỏi những việc quan trọng. Người dùng nên đối chiếu mọi con số Copilot đưa ra với tài liệu gốc trước khi đưa vào báo cáo. Trước khi nhập số liệu tài chính nhạy cảm thì tắt Memory để thông tin không bị lưu trên đám mây AI.

Bài viết thuộc Góc đọc Xuân của Chúc Mừng Năm Mới.

Hỏi đáp nhanh

Copilot khác gì các chatbot AI khác như ChatGPT?

Khác lớn nhất nằm ở chỗ Copilot làm việc ngay trong ứng dụng đang mở. ChatGPT là công cụ trò chuyện riêng, còn Copilot được cài vào Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams, kết hợp mô hình ngôn ngữ lớn với dữ liệu công việc của người dùng trong Microsoft Graph.^{22 Microsoft Copilot cạnh tranh với Google nhằm cách mạng hóa năng suất tại nơi làm việc (vneconomy.vn)} Nhờ vậy, nó đọc được lịch, email, cuộc họp và tài liệu để lập bản cập nhật trạng thái theo yêu cầu, việc mà một chatbot độc lập không làm được nếu không được cung cấp dữ liệu đó.

Nguồn tham khảo

• Cách viết lời chúc Tết, vẽ tranh Tết trên iPhone bằng Microsoft Copilot (vietnamnet.vn) ↩^a ↩^b ↩^c
• Microsoft Copilot cạnh tranh với Google nhằm cách mạng hóa năng suất tại nơi làm việc (vneconomy.vn) ↩^a ↩^b ↩^c ↩^d ↩^e
• Microsoft Copilot (Wikipedia) ↩^a ↩^b ↩^c