Cách chọn sách tóm tắt kỹ năng giao tiếp cho người mới đi làm

Nghiên cứu kéo dài 75 năm của Đại học Harvard chỉ ra rằng cách con người tương tác với nhau quyết định phần lớn cơ hội thành công về sau. Kỹ năng mềm nói chung thuộc về tính cách và trí tuệ xúc cảm, không gắn với chuyên môn hay bằng cấp, và rèn luyện có chủ ý thì lên được.

Vì thế người mới vào nghề hay tìm đến sách tóm tắt kỹ năng giao tiếp: đọc vài giờ thay vì vài tuần, lại dễ nhớ vì nội dung đã được rút gọn. Nhưng không phải bản tóm tắt nào cũng đáng tiền. Bốn bước dưới đây giúp chọn được cuốn khớp với vị trí người đi làm mới, kèm các dấu hiệu nên tránh và một cách tự đo sau một tháng.

Bạn đọc thêm ở Chuyên mục Học & lớn lên những bài về cách học và rèn kỹ năng mềm.

Bước 1: Gọi tên đúng nhu cầu

Trước khi so sánh cuốn nào hay hơn, người mua cần biết mình đang vấp ở mảng nào. Người đi làm cần rèn năm kỹ năng giao tiếp cơ bản: lắng nghe tích cực và thấu hiểu, đặt câu hỏi và phản hồi, giao tiếp phi ngôn ngữ qua ngôn ngữ cơ thể, thuyết phục và đàm phán, xử lý tình huống và xây dựng sự đồng cảm. Câu hỏi tự vấn nên cụ thể: tuần vừa rồi mình lúng túng khi trình bày ý tưởng trước nhóm, khi trả lời khách hàng, hay khi nhận lời góp ý của sếp?

Cách xác định nhanh nhất là nhìn vào chất lượng câu nói của mình. Người giao tiếp hạng ba thể hiện cảm xúc, hạng hai đưa thông tin, hạng nhất cung cấp giá trị. Ai còn dừng ở việc kể lể cảm xúc thì cần bản rút gọn có phần luyện cách chuyển từ cảm xúc sang thông tin rồi sang giá trị. Trong môi trường làm việc có ba câu nói nhân viên không nên tùy tiện nói với sếp. Chỉ cần nghe 10 câu nói từ một người sếp có trí tuệ cảm xúc thấp, nhân viên giỏi cũng dễ mất hứng thú với công việc. Bản nào bỏ qua chuyện ứng xử với cấp trên là chưa chạm đúng chỗ đau của người mới.

Một cách kiểm tra khác: xem nội dung có đi tới phần giao tiếp nơi công sở hay chỉ dừng ở lý thuyết chung. Góc người đi làm mới cần nhất gồm giao tiếp với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng, người cung ứng, cùng các nguyên tắc giao tiếp văn phòng. Giáo trình kỹ năng giao tiếp của Phạm Văn Đại, chủ biên, do NXB Thống Kê xuất bản năm 2015, chia làm 3 chương: vấn đề cơ bản về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, và giao tiếp nơi công sở. Riêng chương cuối mới là phần dành cho người đi làm. Chỉ gói hai chương đầu là chưa đúng nhu cầu.

Phần công sở đáng giá phải nêu được các nguyên tắc cụ thể, không dừng ở lời khuyên chung. Khi đọc, đối chiếu xem nội dung có nhắc những điều dưới đây không:

Kết luận rất thực dụng: cuốn chỉ nói “hãy giao tiếp khéo léo” mà thiếu những dòng như trên thì người mua đang trả tiền cho một bài luận, không phải một cuốn sách dạy nghề.

• Không báo cáo vượt cấp, vì việc ấy gây ấn tượng xấu với cấp trên trực tiếp và ảnh hưởng cơ hội thăng tiến.
• Không phổ biến kế hoạch của đơn vị mình cho nhân viên đơn vị khác.
• Giữ khoảng cách chuyên nghiệp với cấp dưới, đặc biệt với phụ nữ và người trẻ tuổi.
• Giúp đồng nghiệp vô tư nhưng không làm thay hay che giấu khuyết điểm cho họ.
• Không yêu cầu quà cáp hay hoa hồng từ nhà cung ứng; quà giá trị lớn phải giao lại tổ chức.
• Khi sếp phê bình đúng thì sửa, sai thì lắng nghe và rút kinh nghiệm.
• Với khách hàng: tôn trọng hợp đồng, đúng hẹn, ghi lại thông tin và định kỳ rà soát.

Bước 2: Soi bản tóm tắt kỹ năng giao tiếp

Ở bước hai, cách chọn sách tóm tắt giao tiếp là xem bản rút gọn được làm ra như thế nào. Dịch vụ Blinkist cho thấy rõ cách làm tử tế: bản tóm tắt do người viết lại thực hiện chứ không phải máy dịch, nên không bị rối nghĩa như công cụ dịch tự động. Mỗi bản giới thiệu trước ý chính và các nội dung lớn của sách, kèm bản nghe. Cuối mỗi bản có phần chốt lại ý chính một lần nữa để người đọc quyết định có đọc tiếp hay không.

Khi đánh giá sách tóm tắt kỹ năng mềm, ba câu hỏi cần đặt ra: ai viết lại, người hay máy; có phần chốt ý chính ở cuối không; và các bước hành động của sách gốc có được giữ không. Bản rút gọn cuốn Giao tiếp bất kỳ ai vẫn giữ được chuỗi bước như nghĩ kỹ trước khi nói, nhắc lại ý chính, dùng câu hỏi mở không thể trả lời có hoặc không để tìm hiểu mong muốn người nghe. Giữ được như vậy là dấu hiệu bản rút gọn không làm mất phần dùng được.

Một lưu ý về các bài đánh giá: theo trải nghiệm của người viết blog, bài đánh giá sách trên Tiki, Goodreads, Amazon phụ thuộc rất lớn vào góc nhìn của người viết. Người viết không chắc chọn đúng phần nội dung mà người mua cần. Đừng mua chỉ vì điểm đánh giá cao; đọc vài bài xem người viết có cùng nhu cầu công sở với mình không.

Theo bài đánh giá, điểm mạnh của Giao tiếp bất kỳ ai là dễ hiểu, bám sát thực tiễn, trình bày gọn và cho người đọc các bước hành động làm được ngay. Bài đó cũng chỉ ra hạn chế: đa phần kỹ năng đưa ra khá căn bản và phổ thông nên không phù hợp với người đã thành thạo giao tiếp, ứng xử. Người đi làm mới đang cần đúng phần căn bản - miễn là biết mình ở mức nào.

Bước 3: Kiểm tra phần thực hành

Một lưu ý quan trọng khi chọn sách kỹ năng: đừng lấy cuốn thuần lý thuyết mà cần có thêm nội dung thực hành. Kiến thức qua lý thuyết thường khó áp dụng vào thực tế; khi thực hành, người đọc nhớ nhanh, nhớ lâu và biết cách dùng. Rút gọn thì vẫn phải giữ được bài tập và tình huống mẫu của sách gốc. Nếu rút đến mức chỉ còn luận điểm, đọc xong vẫn không biết bắt đầu từ đâu.

Ví dụ về sách giữ được tính thực hành: Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp của Hiraki Noriko, do Nguyễn Thị Thu Thủy dịch, xuất bản năm 2016, dày 163 trang. Sách đưa vào nhiều nhân vật thực tế từ các môi trường khác nhau như bác sĩ, nhân viên dịch vụ, người nội trợ. Đây là những người phải lắng nghe người khác nhiều hơn là được lắng nghe, để nhấn mạnh ai cũng có nhu cầu được lắng nghe, thấu hiểu. Người đọc tự thấy mình trong những tình huống ấy. Một người đọc tự nhận giao tiếp khá ổn nhận ra sau khi đọc rằng bản thân còn nhiều khuyết điểm trong lắng nghe và cần học các mẹo nhỏ từ sách để hoàn thiện hơn.

Trong Giao tiếp bất kỳ ai, phần tóm tắt giữ được nhiều mẹo làm ngay - kiểu chi tiết cần soi xem còn hay đã bị cắt mất:

Cuốn chỉ còn những câu như “hãy tự tin” hay “hãy lắng nghe nhiều hơn” mà không còn mẹo nào làm được trong ngày thì nên tìm bản khác hoặc đọc sách gốc.

• Kiểm soát sợ hãi bằng cách tập trung vào người nghe, tưởng tượng kết quả lạc quan và hít thở sâu.
• Trong phát biểu chính thức, nhìn một người 3-5 giây rồi chuyển ánh mắt sang người khác, tránh nhìn quá lâu vì có thể khiến họ khó chịu.
• Nói nhanh hơn nếu người nghe thiếu quan tâm, tăng nhịp độ để tránh giọng đều đều gây buồn ngủ.
• Làm giàu từ vựng bằng cách khoanh từ chưa hiểu, tra từ điển, đọc to, mang giấy ghi từ mới theo người.
• Kể chuyện về bản thân tốt hơn kể chuyện người khác; chuyện ngắn hay hơn chuyện dài dòng.
• Cuộc gọi công việc: sắp ý tưởng trước, giọng vui vẻ, tránh dài dòng, tính giờ và hiểu rõ mục đích cuộc gọi.

Đọc thêm: Kỹ năng giao tiếp cơ bản gồm gì và rèn luyện được ngay trong ngày

Bước 4: Đối chiếu giá và thời gian đọc

Câu hỏi cuối cùng: số tiền bỏ ra có đáng so với thời gian đọc không. Năm cuốn sách về thuyết phục và giao tiếp từng được giới thiệu có giá từ 5,76 USD đến 21,47 USD, tức khoảng 130.000 đến gần 500.000 đồng. Thời gian đọc mỗi cuốn khoảng 3 đến 4 giờ.^{44 5 cuốn sách có thể biến bạn thành bậc thầy giao tiếp và thuyết phục (cafef.vn)} Các mức giá này quy đổi từ đô la tại thời điểm bài gốc nên có thể đã thay đổi.

Người đọc trong nước thường mua sách tiếng Việt dễ hơn. Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp của Hiraki Noriko do Alphabooks phát hành, NXB Lao Động Xã Hội, bìa mềm 164 trang, kích thước 13 x 20,5 cm. Cuốn này bán 79.200 đồng, thấp hơn giá cũ 99.000 đồng. Trước khi tìm bản tóm tắt, một số đầu sách tiếng Việt khác đáng cân nhắc: Biến Giao Tiếp Thành Thế Mạnh của Đinh Bạt Hoàng, viết thực chiến cho người Việt về giao tiếp trong công việc, đàm phán, bán hàng và ứng xử công sở; Đắc Nhân Tâm của Dale Carnegie; Khéo Ăn Nói Sẽ Có Được Thiên Hạ của Trác Nhã.

Ai tính đến dịch vụ tóm tắt trực tuyến cần biết Blinkist không miễn phí: chỉ dùng miễn phí khoảng vài ngày đầu, sau đó phải mua gói. Nếu không mua, người dùng chỉ đọc hoặc nghe được phần giới thiệu chọn sẵn; dịch vụ này cũng chỉ có sách tiếng Anh, thể loại phi hư cấu. Người muốn đọc tiếng Việt thì đây không phải lựa chọn.

Bảng dưới giúp cân chi phí với thời gian đọc của từng cuốn tiếng Anh:

Dấu hiệu nên tránh

Có mấy dấu hiệu nên bỏ qua. Đầu tiên là nội dung không lành mạnh: sách tuy nói về kỹ năng giao tiếp nhưng chứa từ ngữ, hình ảnh bạo lực không phù hợp, vì có thể hình thành thói quen không lành mạnh trong lời nói và hành động.

Thứ hai là sách không khớp trình độ và độ tuổi người đọc, vì khả năng đọc hiểu và các tình huống từng lứa tuổi gặp trong cuộc sống là khác nhau. Người mới ra trường và người đã có vài năm đi làm cần hai mức khác nhau. Sách tóm tắt giao tiếp cho người mới quá sơ lược sẽ gây chán; bản quá nặng lý thuyết sẽ khiến người đọc bỏ dở.

Thứ ba là bản rút gọn khô khan, mất phần nội dung và hình ảnh thu hút. Sự sinh động kích thích tò mò, khiến người đọc yêu thích và chủ động đọc sách hơn. Một bản chỉ còn gạch đầu dòng khô cứng thường khó theo tới cuối.

Thứ tư là bài đánh giá lướt qua đúng phần người mua cần, vì người viết phụ thuộc góc nhìn riêng và có thể chọn sai trọng tâm so với nhu cầu công sở. Cuối cùng là nội dung đã lỗi thời: Ogilvy on Advertising viết cách đây vài thập kỷ, một số thông tin đã cũ từ khi có Internet, tuy ví dụ vẫn đơn giản, dễ thấy. Với sách giao tiếp, phần tư duy về con người thường còn giá trị; phần công cụ và kênh liên lạc thì cần soát lại trước khi chọn.

Tự đo sau một tháng

Sau khi mua, lời khuyên từ bài gợi ý sách là chọn quyển phù hợp nhất với bản thân hiện tại, đọc 10 trang mỗi ngày và áp dụng từng bài học nhỏ vào giao tiếp hằng ngày, sau 30 ngày xem lại sự thay đổi của mình. Cách này biến việc đọc thành phép thử. Nếu sau một tháng người đọc vẫn kể được mình đã làm khác trước ở đâu, cuốn sách tóm tắt kỹ năng giao tiếp ấy đã làm tròn nhiệm vụ.

Trong lúc luyện, để ý thêm một điểm dễ bỏ qua: kiểm soát cảm xúc khi tranh luận, vì mất bình tĩnh sẽ khiến người tranh luận trở nên yếu thế. Phần này hay bị cắt mất khi thu ngắn vì khó tóm, nhưng đây lại đúng là tình huống người mới gặp nhiều nhất trong cuộc họp.

Còn một cách rèn không cần sách: theo bạn Nguyễn Như Vân, Đại học Greenwich (Anh), đi làm thêm là cách nâng cao kỹ năng giao tiếp tốt nhất, vì giúp trải nghiệm cuộc sống, có thêm mối quan hệ và hoàn thiện bản thân.^{11 Trau dồi kỹ năng giao tiếp (tuoitre.vn)} Dù cách chọn sách tóm tắt giao tiếp kỹ càng đến đâu, sách chỉ cho người đọc khung để hiểu; những buổi nói chuyện thật với đồng nghiệp và khách hàng mới là nơi khung ấy được thử.

Bài viết thuộc Góc đọc Xuân của Chúc Mừng Năm Mới.

Nguồn tham khảo

• Trau dồi kỹ năng giao tiếp (tuoitre.vn) ↩
• Giáo trình kỹ năng giao tiếp (lic.haui.edu.vn)
• KHÁM PHÁ 5 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN - CHÌA KHÓA CỦA MỌI THÀNH CÔNG (careers.langmaster.edu.vn)
• 5 cuốn sách có thể biến bạn thành bậc thầy giao tiếp và thuyết phục (cafef.vn) ↩
• Kỹ năng mềm (Wikipedia)