# Shop dưới 5 đơn mỗi ngày thì quản lý bán hàng bằng Excel là đủ - Bài gốc: - Chuyên mục: Tiền & nghề - Tác giả: Ban Tiền & nghề - Ngày đăng: 31/10/2026 - Chủ đề: Hàm SUMIF VLOOKUP - Thời gian đọc: 12 phút --- Theo chia sẻ của nhà cung cấp giải pháp bán hàng Sapo, cửa hàng chỉ bán dưới 5 đơn mỗi ngày thì quản lý bán hàng bằng Excel là đủ, chưa cần đầu tư phần mềm. Các bước dưới đây đi theo thứ tự: chuẩn bị bảng tính, khai báo hàng hóa, ghi đơn, theo dõi kho, quản lý công nợ, rồi quyết định khi nào cần đổi công cụ. ## Excel giúp gì người bán hàng Excel là chương trình bảng tính trong bộ Microsoft Office, cho phép ghi lại, tính toán và phân tích dữ liệu theo cột và hàng. Bản chất của nó là bảng tính dùng cho các công việc tính toán thông thường, không phải phần mềm quản lý đóng gói sẵn. Vì vậy bạn hoàn toàn tự thiết kế bảng theo nhu cầu của mình, thêm bớt cột, sửa công thức bất cứ lúc nào. Quản lý bán hàng bằng Excel là việc dùng bảng tính này để theo dõi và kiểm soát các hoạt động bán hàng như đơn hàng, sản phẩm, tồn kho, doanh thu, công nợ và khách hàng. Cách làm này phù hợp với cá nhân kinh doanh nhỏ, hộ kinh doanh hoặc shop online mới khởi nghiệp, vì chi phí thấp và Excel có sẵn trên hầu hết máy tính. Một chủ shop online mới mở, mỗi ngày vài đơn, chỉ cần mở Excel ghi từng đơn; đến cuối tháng chỉ việc lọc theo cột ngày bán là ra tổng doanh thu. Bức tranh kinh doanh hiện rõ. Chưa hết. File có thể lưu trên máy hoặc nền tảng đám mây như Google Drive, dễ chia sẻ với đồng nghiệp và quản lý từ xa. ## Quản lý bán hàng là gì Quản lý bán hàng nói chung là chuỗi quá trình lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức, giám sát và điều phối công việc bán hàng của doanh nghiệp. Đội ngũ bán hàng giữ vai trò gần như quan trọng nhất trong tổ chức vì mang lại nguồn doanh thu trực tiếp. Đó là lý do công việc này cần có hệ thống chứ không thể dựa vào trí nhớ. Ở quy mô một shop nhỏ, chuỗi quá trình ấy thu hẹp lại thành mấy việc rất đời: theo dõi còn bao nhiêu hàng, đã bán được bao nhiêu, khách nợ bao nhiêu và đến hạn khi nào. File Excel quản lý bán hàng chính là công cụ ghi mấy con số đó cho có hệ thống, thống kê nhanh tổng hàng giao đi và tổng hàng nhập về để chủ tiệm kiểm tra tốc độ buôn bán bất kỳ lúc nào. Cùng bán 20 đơn một ngày, người ghi chép Excel biết ngay còn bao nhiêu hàng trong kho, thu được bao nhiêu tiền, còn nợ ai; người không ghi thì chỉ còn cách đoán. ![Một người đàn ông đứng trên ghế gỗ cao trong tiệm nhỏ, tay với lên kệ xếp các hộp và lọ, vải gấp chất bên dưới](https://chucmungnammoi.com/covers/quan-ly-ban-hang-bang-excel-minh-hoa-1-z0bpnm-1200x800.webp) *Ảnh minh họa* ## Excel mạnh ở đâu, yếu ở đâu Trước khi dựng file, nên biết rõ công cụ này mạnh gì và yếu gì để tránh kỳ vọng sai chỗ. Về ưu điểm, chi phí gần như bằng không vì Excel có sẵn trên máy tính của hầu hết người dùng. Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản nên người chưa rành công nghệ cũng dùng được nhanh chóng. Còn linh hoạt thì khỏi nói: bảng quản lý sản phẩm, đơn hàng, khách hàng đều tự thiết kế theo nhu cầu và dễ thay đổi khi quy trình kinh doanh thay đổi. Một file duy nhất còn theo dõi được cả doanh thu, tồn kho lẫn công nợ. Nhưng mặt yếu cũng rõ. Sai một công thức có thể làm lệch toàn bộ giá vốn, doanh thu mà khó phát hiện kịp thời. Bảng tính không phân quyền, ai có file cũng sửa được dữ liệu. Dữ liệu quá lớn phải tách nhiều bảng, thiếu tính đồng bộ, lại khó tích hợp đơn vị vận chuyển và không kết nối máy in hóa đơn. Còn file tải miễn phí trên mạng thì không đảm bảo dữ liệu khách hàng an toàn. Thử hình dung hai chị em cùng một shop dùng chung file trên Google Drive: người em vô tình xóa một công thức SUMIF, số tồn kho sai đi mà không ai biết, đến cuối tháng đối chiếu tiền mới phát hiện. Một quy tắc dùng file chặt chẽ ngay từ đầu sẽ tránh được tình huống này. **Đọc thêm:** [Content marketing là gì và cách bán hàng không cần chào hàng](https://chucmungnammoi.com/tap-chi/content-marketing-la-gi) ## Bước 1: Lập danh mục sản phẩm Việc đầu tiên khi dựng file quản lý bán hàng là lập bảng danh mục sản phẩm. Bảng này đóng vai trò nguồn tham chiếu cho mọi bảng khác trong file, giúp hạn chế nhầm lẫn khi xử lý đơn hàng. Danh mục hàng hóa cũng là nơi đầu tiên cần khai báo mọi mặt hàng, xây dựng đúng và đủ để sau này khai báo, xuất nhập kho chính xác. Các tiêu đề cơ bản cần có trong danh mục gồm STT, Mã hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Số lượng tại thời điểm nhập và Giá trị của sản phẩm. Có thể thêm cột ghi chú để đánh dấu sản phẩm nổi bật, hoặc sản phẩm đang trong đợt khuyến mãi. Việc xây dựng danh mục còn nhằm đồng bộ dữ liệu: thống nhất quy tắc gọi và gõ tên một mặt hàng để tìm kiếm và báo cáo thống nhất từ đầu đến cuối. Số lượng hàng đầu kỳ lấy từ đâu là câu hỏi người mới hay vướng. Cách đơn giản là kiểm đếm hàng đầu kỳ bằng phiếu nhập hoặc mã phiếu, hoặc tạo một danh sách bình thường để có con số đầu kỳ khi lên báo cáo tồn kho. Từ đó về sau, mỗi lần nhập hay xuất hàng chỉ cần ghi vào bảng kê, số tồn tự cập nhật. Để tra cứu nhanh, nên dùng chức năng lọc, sắp xếp trong bảng danh mục và cập nhật định kỳ để dữ liệu luôn chính xác. Một thao tác đáng nhớ là đặt tên vùng dữ liệu: chọn cột Mã hàng, nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3, bấm nút tạo tên mới, đặt tên Mã hàng rồi xác nhận. Sau đó mọi công thức tham chiếu vùng này sẽ đọc dễ hiểu hơn hẳn. Một shop mỹ phẩm khai báo 30 mặt hàng, mỗi hàng một mã như M01, M02. Khi ghi đơn chỉ cần gõ mã, tên hàng tự hiện nhờ hàm tra cứu, không phải gõ lại tên dài dòng và không sợ gõ sai chính tả làm lệch báo cáo. ## Bước 2: Ghi đơn và doanh thu Bảng theo dõi đơn hàng cần có các cột: ngày bán, sản phẩm, số lượng, giá bán, khách hàng; nên bổ sung thêm cột ghi chú và trạng thái thanh toán. Mỗi đơn bán ra là một dòng, ghi ngay trong ngày thì cuối tháng không phải mò lại từ đầu. Dùng hàm SUM để tổng hợp doanh số theo ngày và theo tháng. Cuối tháng, chủ shop lọc theo cột ngày bán, hàm SUM cho ra tổng doanh thu tháng rồi so sánh với tháng trước. Con số này trả lời thẳng câu hỏi kinh doanh đang lên hay xuống mà không cần tính tay. Làm tốt phần ghi đơn còn giúp việc nhập hàng bớt cảm tính. Quản lý tồn kho tốt giúp chủ shop biết chính xác lượng hàng nên hạn chế nhập và biết hàng hóa cửa hàng đang thiếu mặt nào. **Đọc thêm:** [Cách bán hàng trên Shopee trong 6 bước từ chọn hàng đến đơn đầu tiên](https://chucmungnammoi.com/tap-chi/cach-ban-hang-tren-shopee) ## Bước 3: Theo dõi xuất nhập tồn Đây là phần đắt giá nhất của file Excel quản lý bán hàng, và cũng là phần người mới hay làm sơ sài. Cách làm chuẩn là chia file thành các sheet riêng. Sheet đầu là danh sách hàng hóa với STT, mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính và ghi chú. Tiếp theo là bảng kê nhập hàng, ghi ngày nhập, số phiếu, mã hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền. Cuối cùng là bảng kê xuất hàng, cùng một báo cáo nhập - xuất - tồn tổng hợp lại. Báo cáo nhập - xuất - tồn gồm các trường mã hàng, tên sản phẩm, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, giúp xem số tồn cuối và lượng nhập, xuất của từng mã hàng trong kỳ. Bảng quản lý kho cần đủ các cột mã sản phẩm, ngày nhập, ngày xuất, số lượng và tồn kho; dùng hàm tính để cập nhật số tồn tự động, có thể tô màu cảnh báo sản phẩm sắp hết. Ngoài ra có thể quản lý thêm số tồn khi bắt đầu dùng file, hàng thuộc kho nào, kích thước, màu sắc, chủng loại hay lưu ý đặc biệt khi xuất nhập kho. Mỗi cột có một hàm riêng đảm nhiệm: cột Tên hàng dùng hàm VLOOKUP, cột Nhập kho và Xuất kho dùng hàm SUMIF, cột Tồn kho chỉ cần phép tính cộng trừ. Hàm VLOOKUP viết là =VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng tham chiếu, cột chứa kết quả, phương thức tìm kiếm); muốn tìm chính xác thì nhập số 0 ở tham số cuối. Hàm SUMIF có dạng =SUMIF(Range, Criteria, Sum\_range): Range là vùng chứa điều kiện, Criteria là điều kiện, Sum\_range là vùng cần cộng tổng. Điểm hay gặp là bảng bán hàng chỉ ghi mã hàng, trong khi chủ shop muốn tổng số lượng bán theo tên mặt hàng. Nguyên tắc kết hợp hai hàm là dùng VLOOKUP khi điều kiện của SUMIF không xác định được trực tiếp mà phải tham chiếu tới một bảng tính khác. Ví dụ bảng A1:C15 gồm cột Mã hàng, Ngày bán, Số lượng bán; muốn tính tổng số lượng bán theo tên mặt hàng đặt ở ô F11, dùng công thức =SUMIF(A2:A15,VLOOKUP(F11,E2:F8,2,0),C2:C15), trong đó VLOOKUP tra mã hàng từ bảng E1:F8. Một công thức duy nhất thay cho việc lọc tay từng mặt hàng. Ngoài bộ ba trên, các hàm cần trang bị khi quản lý xuất nhập tồn gồm IF, COUNTIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE, cùng kỹ năng xử lý tập tin, định dạng bảng tính và thao tác dữ liệu. Người mới không cần giỏi hết ngay: trước tiên nắm ba hàm SUM, IF, Lookup, rồi học dần các hàm còn lại. ![Một người đứng quay lưng ở kho hàng, tay chạm vào chồng bao đan dọc kệ gỗ đầy thùng các-tông, có bảng kẹp giấy và xe đẩy](https://chucmungnammoi.com/covers/quan-ly-ban-hang-bang-excel-minh-hoa-3-nvysel-1200x800.webp) *Ảnh minh họa* ## Bước 4: Quản lý công nợ khách Bảng công nợ khách hàng gồm các cột: tên khách, đơn hàng, số tiền nợ và hạn thanh toán. Nên chia nhóm nợ mới, nợ đến hạn, nợ quá hạn để biết khoản nào cần thu trước. Dùng Conditional Formatting tô màu các khoản sắp đến hạn, màu sắc sẽ nhắc chủ shop thu tiền đúng lúc mà không cần nhớ từng khách. Khi một khoản sắp đến hạn, ô hạn thanh toán tự chuyển màu đỏ và chủ shop nhắn tin nhắc khách. Vài giây nhìn bảng màu thay cho việc lục lại hàng chục tin nhắn cũ. ## Khi nào nên đổi công cụ Ngưỡng rất cụ thể: nếu một ngày dưới 5 đơn hàng thì có thể dùng file Excel để quản lý bán hàng và công nợ; muốn kinh doanh quy mô lớn hơn thì nên dùng phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy trình bán hàng phức tạp, nhiều bộ phận thì file Excel miễn phí tải trên mạng không phù hợp. Lý do là dữ liệu lớn phải tách nhiều bảng, thiếu đồng bộ, khó phân quyền và không kết nối thiết bị in hóa đơn. Shop lớn lên 40 đơn một ngày, hai nhân viên cùng sửa một file, dữ liệu ghi đè lẫn nhau. Lúc đó tiền phần mềm chuyên dụng rẻ hơn cái giá phải trả cho số liệu sai. Trước khi quyết định, ai cảm thấy tay nghề còn hạn chế có thể tự trau dồi Excel qua các khóa học cơ bản hoặc trên YouTube, trang support.office.com, rồi mới tính chuyện đổi công cụ. Bài viết thuộc Góc đọc Xuân của [Chúc Mừng Năm Mới](https://chucmungnammoi.com/). ## Hỏi đáp nhanh ### Để quản lý bán hàng bằng Excel cần chuẩn bị những gì? Chỉ cần máy tính và bộ Microsoft Office là đã sẵn sàng thực hành quản lý hàng hóa bằng Excel. Về kỹ năng, nắm trước vài hàm cơ bản như SUM, IF và Lookup, rồi tự dựng file với các sheet danh mục hàng hóa, bảng kê nhập, bảng kê xuất và báo cáo nhập - xuất - tồn. ### Quản lý bán hàng bằng Excel có còn hiệu quả không? Với shop bán dưới 5 đơn mỗi ngày, Excel vẫn hiệu quả vì chi phí thấp, dễ tùy chỉnh và theo dõi được doanh thu, tồn kho, công nợ trong cùng một file. Khi quy mô lớn hơn, quy trình phức tạp nhiều bộ phận, bảng tính thiếu đồng bộ, không phân quyền và khó in hóa đơn, lúc đó nên chuyển sang phần mềm chuyên dụng. --- *Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn.*