Tiền & nghề
Hóa đơn đầu vào là gì và vì sao người bán online không nên xem nhẹ
Vì sao cùng một tờ hóa đơn, bên bán gọi là đầu ra còn bên mua lại gọi là đầu vào? Hóa đơn đầu vào là gì, dùng thế nào cho đúng? Đó là hóa đơn doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nhận được khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh, và là chứng từ quan trọng nhất để hạch toán chi phí, khấu trừ thuế.
Nhiều người mới mở cửa hàng online lầm tưởng hóa đơn chỉ là thứ mình xuất ra cho khách, còn tờ giấy đi mua hàng thì chẳng cần giữ. Đến lúc cơ quan thuế hỏi nguồn gốc lô hàng, người bán mới cuống cuồng tìm chứng từ.
Hóa đơn đầu vào là gì? Đó là cách gọi quen thuộc trong kế toán, chỉ những tờ hóa đơn doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nhận về khi mua hàng, nguyên vật liệu, tài sản hoặc dùng dịch vụ cho việc kinh doanh.
Cần nói rõ ngay: pháp luật không có loại hóa đơn nào mang tên “hóa đơn đầu vào”. Đây chỉ là cách gọi để phân biệt chiều của giao dịch theo góc nhìn của bên mua. Cách gọi này sinh ra vì trong mỗi chuỗi buôn bán đều có hai phía. Người bán lập hóa đơn ghi nhận doanh thu, người mua cầm tờ ấy về ghi nhận chi phí. Với người bán đó là hóa đơn đầu ra, với người mua lại là hóa đơn đầu vào.
Một hóa đơn, hai vai trò
Thử hình dung công ty A bán một lô bao bì cho công ty B. Tờ chứng từ A lập ra và giao cho B là hóa đơn đầu ra của A, đồng thời là hóa đơn đầu vào của B. Không có hai loại giấy tờ in ra cho cùng một giao dịch; chỉ là hai cách nhìn từ hai đầu.
Phía bán lập hóa đơn đầu ra khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Chứng từ ấy dùng ghi nhận doanh thu và làm căn cứ kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tờ giấy bên mua nhận về thì ngược lại: nó ghi nhận giao dịch mua, hạch toán kế toán, làm căn cứ xác định chi phí được tính thuế và xem xét trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đủ điều kiện.
Doanh nghiệp nhỏ hay nhầm hai khái niệm này khi kê khai: ghi hóa đơn mua vào mục doanh thu, hoặc quên kê khai phần bán ra vì tưởng đó là chuyện của bên mua. Nhớ một quy tắc đơn giản: bán thì ra, mua thì vào. Giấy tờ mình lập luôn là đầu ra, giấy tờ người khác lập cho mình luôn là đầu vào.
Ngày nay, phần lớn hóa đơn mua hàng tồn tại dưới dạng hóa đơn điện tử, theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Người mua thường nhận qua email hoặc phần mềm kế toán, nên tải về và lưu đúng chỗ quan trọng không kém việc lấy được chứng từ.
Hóa đơn đầu vào làm được gì
Với Cục Thuế (Bộ Tài chính), đây là chứng từ hợp pháp ghi nhận giao dịch mua bán, là căn cứ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, nguyên vật liệu.2 Chứng từ ấy giúp tránh mua nhầm hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng.2 Khi tranh chấp với khách hàng về chất lượng hàng hay tiền thanh toán, tờ giấy này cũng là bằng chứng pháp lý.2
Trong sổ sách, hóa đơn nhận về giúp hạch toán kế toán, xác định chi phí được tính thuế và đối chiếu hàng hóa, dịch vụ với chứng từ. Nó cũng là căn cứ kiểm soát công nợ phải trả: theo dõi nhà cung cấp nào cần thanh toán, số tiền bao nhiêu, hạn nào và tình trạng công nợ ra sao.
Về thuế giá trị gia tăng, thuế đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ vào kỳ đó, không phân biệt hàng hóa đã xuất dùng hay còn nằm trong kho, theo Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC.1 Nếu hóa đơn các kỳ trước bị sót chưa kê khai, doanh nghiệp được kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn.1
Còn khi phát hiện hồ sơ khai thuế có sai sót, người nộp thuế được khai bổ sung trong vòng 10 năm, tính từ khi hết hạn nộp hồ sơ của kỳ bị sai.1 Điều kiện là việc này phải làm trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra, theo Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.1
Thiếu hóa đơn đầu vào, rủi ro nằm đâu
Một hiểu lầm phổ biến khác: nhiều người nghĩ chưa có hóa đơn mua về thì chưa được xuất hóa đơn bán ra.
Thực tế, Luật Quản lý thuế cùng nghị định hướng dẫn về hóa đơn điện tử không quy định phải có chứng từ mua mới được lập hóa đơn bán ra. Nghĩa vụ xuất hóa đơn dựa trên hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ. Cụ thể, Điểm a Khoản 5 Điều 26 Luật này quy định rõ: bên nào bán hàng hay cung cấp dịch vụ, dù là tổ chức, hộ hay cá nhân kinh doanh, đều phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua.
Tương tự, không có hóa đơn mua vào không bị xử phạt chỉ vì thiếu chứng từ.
Nhưng rủi ro thật nằm chỗ khác. Khi hàng hóa không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp chứng minh nguồn gốc, cơ quan chức năng có thể xếp lô hàng vào diện không rõ xuất xứ.2 Mức xử phạt cho hành vi này nằm ở Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, bản đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 24/2025/NĐ-CP.
Mức phạt tăng theo giá trị lô hàng. Hàng dưới 1 triệu đồng bị cảnh cáo hoặc phạt 300.000 đến 500.000 đồng. Từ 1 triệu đến dưới 10 triệu đồng, mức phạt là 500.000 đến 5 triệu đồng. Từ 10 triệu đến dưới 50 triệu đồng, khung phạt 5 đến 20 triệu đồng. Từ 50 triệu đến dưới 100 triệu đồng là 20 đến 40 triệu đồng. Từ 100 triệu đồng trở lên, mức phạt lên 40 đến 50 triệu đồng.
Theo Cục Thuế, thiếu giấy tờ mua hàng khiến hộ kinh doanh không chứng minh được hàng đến từ đâu lúc bị kiểm tra.4 Lô hàng khi đó có thể bị tịch thu, buộc tiêu hủy hoặc buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp. Những vụ có dấu hiệu gian lận hoặc trốn thuế nghiêm trọng có thể bị chuyển sang truy cứu trách nhiệm hình sự.2
Thực tế nhiều hộ kinh doanh khó xin được hóa đơn đầu vào khi mua nguyên liệu từ chợ đầu mối, chợ dân sinh hoặc mua hàng từ cá nhân, thương lái.4 Tại Bình Phước, 37 doanh nghiệp, cơ sở chế biến dầu điều từng khó xin chứng từ mua vỏ hạt điều vì người bán né tránh khai thuế. Ông Nguyễn Thanh Phong, Giám đốc Công ty TNHH sản xuất thương mại dầu điều Thành Đạt ở huyện Bù Gia Mập (đơn vị hành chính cũ), đã kiến nghị ngành thuế có giải pháp quản lý.3
Bộ hồ sơ mua hàng trọn vẹn
Hiểu hóa đơn đầu vào là gì chưa đủ; một tờ hóa đơn đứng một mình không chứng minh được giao dịch mua là hợp lệ.
Để hồ sơ vững, doanh nghiệp thường cần lưu trữ kèm hóa đơn mua các giấy tờ: hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và hồ sơ nhà cung cấp.
Vài chi tiết hay bị bỏ sót: hàng hóa mua vào cần có phiếu nhập kho; tiền thu từ khách hàng cần phiếu thu, biên lai ghi rõ số tiền giao dịch; hợp đồng mua bán khi thanh lý cần biên bản thanh lý. Khi hợp đồng không ghi rõ danh mục hàng hóa, cần bổ sung phụ lục chi tiết hàng mua vào.
Về thanh toán, nhiều hướng dẫn kế toán hiện hành nêu lưu ý: hóa đơn đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng mới giữ được quyền trừ thuế giá trị gia tăng. Nếu đặt cọc bằng tiền mặt, cần yêu cầu nhà cung cấp chuyển tiền cọc qua ngân hàng, nếu không khoản cọc đó mất quyền khấu trừ.
Chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng tại thời điểm kê khai thì người mua vẫn kê khai bình thường. Nhưng quá hạn mà chưa trả tiền, khoản hóa đơn đó không còn được trừ thuế.
Một lỗi hạch toán khác: chứng từ kê khai năm trước nhưng hạch toán sang năm sau sẽ không được trừ thuế của năm đó. Dự án bị hủy tại thời điểm quyết toán cũng mất quyền khấu trừ trên các hóa đơn của dự án ấy.1
Cũng cần nhớ trường hợp mua tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, giá trị vượt 1,6 tỷ đồng, bị loại khỏi diện trừ thuế, trừ khi tài sản dùng cho mục đích vận tải.
Còn mua tài sản như xe cũ từ cá nhân, theo lãnh đạo Thuế TP Hà Nội, không nhất thiết phải có hóa đơn: lập chứng từ theo quy định, thanh toán không dùng tiền mặt.4 Khoản chi này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nhưng vẫn tính vào chi phí hợp lý.4 Ví dụ mua xe 1 tỷ đồng bán 1,1 tỷ đồng thì phần chênh lệch là lợi nhuận để tính thuế.4
Ông Nguyễn Tiến Minh, Phó Trưởng Thuế TP Hà Nội, cho biết hóa đơn, chứng từ đầu vào không phải là cơ sở tính doanh thu với hộ kinh doanh quy mô nhỏ.4 Cách tính này áp dụng cho hộ doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên; khi đó bộ giấy tờ mua vào sẽ là căn cứ hạch toán xác định chi phí.4
Hộ nhỏ bán ở chợ, bán online quy mô vừa chưa bị soi từng tờ chứng từ, nhưng thói quen giữ giấy tờ nên tạo từ sớm.
Câu hỏi nên tự đặt
Trước khi quyết định cách lấy và lưu hóa đơn đầu vào, người kinh doanh nên tự hỏi vài điều.
- Nhà cung cấp có xuất hóa đơn điện tử hợp lệ không, hay chỉ bán kèm phiếu giao hàng tự in?
- Chứng từ kỳ trước bị sót, mình đã kê khai bổ sung vào đúng kỳ phát sinh chưa?
- Doanh thu của mình đã chạm ngưỡng phải dùng hóa đơn điện tử chưa?
- Mình có đối chiếu số tiền giữa hóa đơn và chứng từ thanh toán trước khi hạch toán không?
- Hàng mua từ cá nhân, thương lái thì thay chứng từ nào cho hợp lệ?
Khi nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2026, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua. Ngoại lệ là các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.4 Hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nghị định này cũng nêu Khoản 1 Điều 6: hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử.
Với người bán online đang lớn dần, mốc doanh thu này là lúc thói quen xin hóa đơn khi đi mua hàng thành chuyện bắt buộc.
Nói cho cùng, hóa đơn mua về là tấm vé chứng minh hàng trong kho của mình đến từ đâu. Người bán nhỏ hôm nay giữ được tờ hóa đơn cho cả món hàng nhỏ nhất, ngày mai mở rộng quy mô cũng không phải cuống cuồng đi tìm lại quá khứ.
Bài viết thuộc Góc đọc Xuân của Chúc Mừng Năm Mới.
Nguồn tham khảo
- Cách kê khai hóa đơn đầu vào bỏ sót, đầu ra bỏ sót 2025. Kê khai sót hóa đơn đầu ra năm trước? Kê khai sót hóa đơn đầu vào xử lý thế nào? Hướng dẫn cách kê (vaft.edu.vn) ↩a ↩b ↩c ↩d ↩e
- Nghi trốn thuế với hộ kinh doanh thường xuyên thiếu hóa đơn đầu vào (znews.vn) ↩a ↩b ↩c ↩d ↩e
- Thu mua vỏ hạt điều: Khó chứng minh hóa đơn đầu vào (agro.gov.vn) ↩
- Xóa thuế khoán: Hộ kinh doanh băn khoăn hóa đơn đầu vào (giaoducthoidai.vn) ↩a ↩b ↩c ↩d ↩e ↩f ↩g ↩h
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn.