Chức năng và nhiệm vụ khác nhau thế nào và cách dùng đúng

Ngồi soạn một bản cơ cấu tổ chức, người viết thường gõ hai từ cạnh nhau mà ít để ý chúng khác nhau ra sao. Chức năng và nhiệm vụ khác nhau thế nào? Trả lời ngắn gọn: chúng nằm ở hai tầng khác nhau của một tổ chức. Chức năng là khả năng, tập hợp những việc lớn của một bộ phận. Nhiệm vụ là những việc cụ thể phải làm để thực hiện khả năng ấy, gắn với từng vị trí. Phân rõ hai tầng, bản báo cáo hay bản mô tả vị trí sẽ không còn đặt sai chỗ.

Chức năng là gì, nhiệm vụ là gì

Chức năng nghĩa là gì? Theo tác giả Nguyễn Hùng Cường, đó là khả năng hoặc hoạt động của một bộ phận có thể làm được, là tập hợp các công việc lớn, thường đi với phòng ban. Nó trả lời câu hỏi bộ phận ấy tồn tại để giữ vai gì trong tổ chức. Bản chất của nó là cái khung rộng, ít thay đổi, và thường được viết thành một đoạn văn ngắn trong bản cơ cấu.

Nhiệm vụ nằm ở tầng dưới. Cùng theo tác giả này, đó là công việc cần làm để thực hiện chức năng, là tập hợp các việc nhỏ diễn giải chi tiết hơn, và thường đi với vị trí. Người ở vị trí ấy phải làm những gì, làm đến đâu thì xong, đều do nhiệm vụ trả lời. Vì thế nó hay được liệt kê thành từng dòng, còn phần khung thì viết liền mạch.

Đặt cạnh nhau thì dễ hình dung: một cái là khung, một là từng cột trong khung. Một bản cơ cấu tổ chức bộ phận theo Nguyễn Hùng Cường thường gồm định hướng cơ cấu, mục đích của phòng, sơ đồ tổ chức, chức năng của bộ phận, và ma trận phân nhiệm phân quyền xuống các vị trí. Chỉ cần xem năm phần đó cũng thấy trật tự: phần khung đứng ở tầng bộ phận, phần việc cụ thể được phân xuống tầng vị trí bằng một ma trận riêng.

Ví dụ rạch ròi nhất nằm trong ngành giám định tư pháp. Theo TS Vũ Dương, Viện trưởng Viện Pháp y quốc gia, gốc rễ các tranh cãi về tổ chức giám định tư pháp là sự nhầm lẫn về chức năng, nhiệm vụ giữa pháp y y tế và kỹ thuật hình sự công an.^{11 Cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ giữa pháp y và kỹ thuật hình sự (baophapluat.vn)} Hai cơ quan cùng phục vụ hoạt động điều tra nhưng giữ vai khác nhau: bên pháp y dùng chuyên môn, nghiệp vụ y học để phục vụ hoạt động tư pháp, tố tụng; bên kỹ thuật hình sự dùng chuyên môn, nghiệp vụ điều tra để phục vụ quá trình điều tra chứng minh hành vi phạm tội.¹

Xuống tới một vụ việc cụ thể, phần việc của mỗi bên tách ra rất rõ. Pháp y xác định nạn nhân chết do đạn thẳng hay đạn ria, bị bắn tầm gần hay tầm xa.^{11 Cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ giữa pháp y và kỹ thuật hình sự (baophapluat.vn)} Bên kỹ thuật xem viên đạn được bắn ra từ cây súng nào, để trưng cầu giám định hung khí.¹ Cùng một phát đạn, hai bên hỏi hai câu khác nhau, và câu trả lời của bên này không thay được cho bên kia.

TS Vũ Dương cũng nhận xét rằng phần việc của hai bên tuy rạch ròi nhưng vẫn có lúc đan xen, lúc cộng hưởng, lúc lại tách riêng. Không thể bắt bác sĩ pháp y làm thay kỹ thuật hình sự và ngược lại, vì hai chuyên ngành được đào tạo khác nhau.^{11 Cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ giữa pháp y và kỹ thuật hình sự (baophapluat.vn)} Đây chính là mối quan hệ giữa hai tầng trong bất kỳ tổ chức nào: gắn với nhau, chạy song song, nhưng không hoán đổi cho nhau được.

Dùng đúng từ theo chỗ đứng

Hỏi chức năng hay từ nào đúng thì thực ra cả hai đều đúng, mỗi từ một nghĩa, và chỗ đứng quyết định cách dùng. Khả năng của bộ phận thường đi với phòng ban; việc cụ thể thường đi với vị trí, với người giữ việc. Bản cơ cấu tổ chức vì thế mới có hai phần tách nhau: một phần viết vai trò của bộ phận, một ma trận phân nhiệm phân quyền xuống từng vị trí.

Cách phân tầng ấy cũng đúng với cơ quan nhà nước. Theo bài trên aigiaoduc.thuvienphapluat.vn, việc của Ủy ban nhân dân mỗi cấp một khác, bởi mỗi cấp chính quyền được tổ chức theo phạm vi, địa bàn và thẩm quyền mà pháp luật phân cho cấp ấy.^{22 GDKTPL 10 Bài 21: Vì sao nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân các cấp lại có sự khác nhau giữa tỉnh, xã, phường, đặc khu? (aigiaoduc.thuvienphapluat.vn)} Cùng là việc quản lý nhà nước, nhưng quyền mỗi cấp một khác, nên phần việc cũng khác theo cấp.² Viết về cấp nào thì bám đúng thẩm quyền của cấp ấy, đừng dùng chung một bản mô tả cho mọi cấp.

Trong trường đại học, sự phân vai cũng rõ không kém.^{33 Tự chủ đại học và trách nhiệm, quyền hạn Hội đồng trường Bài cuối: Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ (daidoanket.vn)} Theo PGS.TS Nguyễn Văn Hiền trên Báo Đại Đoàn Kết, Đảng ủy giữ vai lãnh đạo toàn diện; Hội đồng trường lo quản trị và giám sát; còn Hiệu trưởng lo quản lý và tổ chức triển khai.³ Ba vai trò khác nhau, không bên nào thay được bên kia. Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Nguyễn Kim Sơn cũng cho rằng cả phía Hội đồng trường và Ban giám hiệu cần làm đúng vai, mỗi người một chức năng, nhiệm vụ.³

Vậy khi ngồi viết, cách làm an toàn là đi từ trên xuống. Viết phần vai trò của bộ phận trước, mỗi vai một đoạn ngắn. Sau đó mới liệt kê việc cụ thể của từng vị trí, mỗi việc một dòng, kèm phần trách nhiệm và quyền hạn tương ứng. Cách này khớp với cấu trúc năm phần của một bản cơ cấu tổ chức bộ phận, và giúp người đọc phân biệt đâu là việc của cả phòng, đâu là việc của một người.

Ảnh minh họa được tạo bằng AI

Nhầm lẫn gây hậu quả gì

Lẫn hai từ này với nhau không dừng ở chuyện câu chữ. Khi ranh giới giữa hai tầng không rõ, các cơ quan dễ đẩy việc cho nhau, và người dân là bên chịu trước tiên. Chuyện giám định tư pháp nêu trên đã cho thấy tranh cãi khởi phát từ đúng chỗ ấy.

Ở Quảng Ninh, hai ngành chức năng đổ trách nhiệm cho nhau về bức tượng lạ mọc trên vịnh Hạ Long. Mỗi bên đều thấy việc ấy không thuộc phần mình, trong khi lẽ ra phải có một bên nhận. Ở Lai Châu, các cơ quan chức năng đổ lỗi cho nhau trong vụ chấm dứt hợp đồng của 137 nhân viên y tế. Con số 137 cho thấy quy mô của việc bị đẩy qua đẩy lại, và cũng cho thấy cái giá của một bản phân định không rõ.

Theo Nguyễn Hùng Cường, trách nhiệm là các việc cụ thể thuộc về vị trí, và vị trí đó nhận toàn bộ hoặc một phần kết quả, rủi ro của công việc. Nghĩa là ai nhận việc thì nhận luôn phần rủi ro đi kèm, không thể nhận việc mà đẩy hậu quả sang người khác. Vì thế sau khi viết xong bản cơ cấu hay bản mô tả vị trí, nên tự soát lại từng dòng: mỗi vai đã có việc cụ thể diễn giải chưa, mỗi việc đã gắn với một vị trí và một người chịu trách nhiệm chưa.

Cách soát cũng đơn giản. Đọc lại phần vai trò của bộ phận, nếu thấy toàn việc nhỏ lẻ thì nhiều khả năng đã lẫn phần việc cụ thể vào đó. Đọc lại phần việc của vị trí, nếu thấy câu chung chung kiểu bao trùm cả phòng thì đã lẫn cái khung xuống dưới. Tách hai tầng ra cho đúng chỗ, văn bản sẽ rõ ràng hơn và ít chỗ hở để đùn đẩy.

Nhớ nhanh

• Nhớ bằng tầng: vai của bộ phận ở tầng phòng ban, việc cụ thể ở tầng vị trí; chỉ cần hỏi “việc của cả phòng hay của một người” là biết ngay chỗ đứng của từ.
• Vai của bộ phận viết thành đoạn, ít đổi; việc cụ thể liệt kê thành dòng, đổi theo người giữ việc.
• Ai nhận việc thì nhận cả kết quả lẫn rủi ro, nên phải phân định rõ trước khi ban hành.

Bài viết thuộc Góc đọc Xuân của Chúc Mừng Năm Mới.