Tiền & nghề
Cách viết CV và thư xin việc khiến nhà tuyển dụng không bỏ qua
Nhà tuyển dụng chỉ dành từ 10 đến 60 giây cho một bản CV. Nếu cách viết CV và hồ sơ xin việc chưa đủ sức giữ chân họ trong khoảng thời gian đó, ứng viên gửi hàng chục hồ sơ vẫn không có lời mời phỏng vấn.
Một ứng viên 26 tuổi ở quận Gò Vấp từng ghi trong CV rằng mình biết tiếng Hàn, thực ra chỉ học lỏm vài câu qua phim. Đến vòng phỏng vấn, người tuyển dụng thử ngay bằng tiếng Hàn, câu chuyện bị lộ và hồ sơ bị loại tại chỗ. Hệ quả còn nặng hơn: công ty đó không nhận thêm hồ sơ của ứng viên này cho bất kỳ vị trí nào khác.1
Chuyện trên được báo Sài Gòn Giải Phóng dẫn lại như một lời cảnh cáo cho người trẻ: CV không phải chỗ để phóng đại. Trong khi đó, người phụ trách tuyển dụng với hơn mười năm kinh nghiệm cho biết công ty nhận rất nhiều CV nên phải dựa vào chính CV để lọc ra ai được mời phỏng vấn, không thể gặp hết tất cả. Nhiều bạn trẻ nộp hồ sơ hời hợt vì nghĩ phỏng vấn trực tiếp mới là quan trọng.1
Cách viết CV vì thế là kỹ năng mở đường, chứ không phải thủ tục hình thức. Ở một số công ty, khi hồ sơ qua được vòng sàng lọc đến phỏng vấn trực tiếp thì gần như nhà tuyển dụng đã đồng ý tuyển.1
Năm lỗi khiến CV bị loại ngay
Thạc sĩ Nguyễn Mai Lan, người trực tiếp đọc hồ sơ của sinh viên mới ra trường, chỉ ra năm lỗi phổ biến nhất. Trước hết là trình bày dài dòng thiếu trọng tâm, với bản CV kéo dài ba đến bốn trang. Tiếp đó là thiếu minh chứng cụ thể cho thành tích, dùng ngôn ngữ không chuyên nghiệp, thiếu nhất quán và sai chính tả. Lỗi cuối cùng: không điều chỉnh CV theo từng vị trí ứng tuyển.2
Chỉ cần một lỗi nhỏ như chính tả hay số liệu sai cũng đủ khiến cơ hội rơi vào tay ứng viên khác.2 Người đọc sẽ coi đó là dấu hiệu thiếu cẩn trọng và tác phong kém.2
Đáng tiếc là cả năm lỗi đều sửa được trong một buổi ngồi lại với bản CV của mình.
Nhiều ứng viên khác nêu thành tích mà không kèm giấy tờ chứng minh, khiến CV mất độ tin cậy ngay khi người đọc muốn kiểm tra. Những tính từ cảm tính kiểu “năng động, nhiệt tình, hòa đồng” cũng không thay thế được thông tin. Lời văn cần ngắn gọn, trang nhã, hạn chế viết tắt.
Cách viết CV chuẩn bắt đầu từ việc tự rà soát năm lỗi này trước khi gửi đi bất kỳ hồ sơ nào.
- Kiểm tra chính tả, định dạng và ngày tháng trước khi gửi; nhờ bạn bè hay thầy cô đọc lại để phát hiện lỗi.
- Mỗi lần ứng tuyển vị trí mới, cách viết CV cũng phải thay đổi theo: sắp xếp lại thứ tự các mục cho khớp với JD, phần nào không liên quan thì cắt bỏ.
Đọc kỹ JD trước khi viết CV
Điểm khởi đầu của mọi bản CV tốt không nằm trong CV, mà nằm ở bản mô tả công việc của tin tuyển dụng, gọi tắt là JD. Người viết cần đọc kỹ JD và đối chiếu từng yêu cầu với nội dung CV, đưa kỹ năng được yêu cầu lên vị trí nổi bật. Kỹ năng nhà tuyển dụng cần nhất đặt ở dòng gạch đầu dòng đầu tiên; những phần không được yêu cầu thì lướt nhẹ, đừng chiếm chỗ. Ví dụ, tin tuyển dụng yêu cầu IELTS 7.0 trở lên thì đưa kỹ năng này lên đầu mục ngoại ngữ.
Thời gian người đọc dành cho mỗi bản CV cho thấy vì sao sự khớp nối này phải hiện ra ngay. Theo bà Nguyễn Thị Thu Giang, Phó giám đốc khu vực của Navigos Search, nhà tuyển dụng thường dành khoảng 10 đến 60 giây cho một bản CV. Còn anh Nguyễn Huy Trường, Trưởng nhóm tuyển dụng tập đoàn Hawee, mất khoảng 15 đến 30 giây cho CV tiếng Việt và 30 đến 60 giây cho CV ngoại ngữ.
Trong vài chục giây đó, mắt người đọc lướt theo các mục lớn. Kỹ năng trùng với JD chính là những điểm dừng giúp họ quyết định đọc tiếp.
Với ngôn ngữ, nhà tuyển dụng thường không yêu cầu cụ thể trừ công ty nước ngoài, nên tốt nhất chuẩn bị cả bản tiếng Việt và bản tiếng Anh. Nơi nào yêu cầu tiếng gì thì nộp bản tiếng đó. Nộp CV tiếng Việt cho vị trí yêu cầu tiếng Anh khiến doanh nghiệp thấy thiếu chuyên nghiệp.
Mục tiêu và kinh nghiệm có số đo
Mục tiêu nghề nghiệp là mục bị viết sai nhiều nhất. Nhiều người ghi dòng chung chung kiểu “muốn học hỏi thêm kiến thức, kinh nghiệm, làm việc trong môi trường chuyên nghiệp”. Đó là nguyện vọng, không phải mục tiêu. Mục tiêu nghề nghiệp phải là đích hướng đến trong ngắn hạn và dài hạn, có lộ trình thời gian rõ ràng và phù hợp với tầm nhìn của công ty.
Kinh nghiệm cũng vậy, phải đo được. Thay vì ghi “Quản lý fanpage”, cách viết CV hiệu quả hơn là “Tăng 20% lượng người theo dõi fanpage trong 3 tháng”.2 Có con số cụ thể, nhiệm vụ thường ngày mới trở thành thành tích. Tương tự, mỗi vị trí làm việc cần nêu rõ thời gian bắt đầu và kết thúc, dự án đã tham gia và kết quả đạt được, thay vì mô tả chung chung.
Sinh viên chưa tốt nghiệp hay người vừa bước ra trường, chưa có kinh nghiệm, vẫn có chỗ để viết. Phần kinh nghiệm có thể liệt kê hoạt động tình nguyện, cộng đồng, các công việc làm thêm như phát tờ rơi, gia sư, giao hàng hay phục vụ. Quan trọng là cho nhà tuyển dụng thấy những hoạt động đó mang lại kỹ năng gì cho công việc ứng tuyển.1 Hoạt động ngoại khóa liên quan, đồ án tốt nghiệp và các cuộc thi đã tham gia đều giúp CV bắt mắt hơn.
Có một điều đáng ghi nhớ: không nhất thiết công việc “xịn” hay công ty lớn mới đem lại kinh nghiệm đáng giá. Quan trọng là cho nhà tuyển dụng thấy mình đã học được gì từ công việc đó.
Đọc thêm: Cách làm sinh tố xoài protein bằng máy xay cầm tay cho sinh viên trọ
Thông tin cá nhân và kỹ năng
Phần thông tin cá nhân đặt ở đầu CV, gồm họ tên, số điện thoại, email và link LinkedIn. Đây là chỗ nhà tuyển dụng nhìn đầu tiên, cũng là chỗ không được phép sai chính tả. Với sinh viên chưa tốt nghiệp, phần giới thiệu bản thân cần đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, số điện thoại và email. Riêng mục học vấn, trình độ cao nhất để lên trước, không cần ghi lại thời cấp 1, cấp 2.
Về kỹ năng, cách viết CV chuẩn là chỉ nêu những gì liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng: phần mềm thiết kế, chỉnh sửa video, viết bài, hoặc kỹ năng mềm như thuyết trình, giao tiếp, làm việc nhóm. Trình bày gọn nhất là chia thành nhóm kỹ năng chuyên môn, nhóm kỹ năng mềm và nhóm ngoại ngữ, mỗi nhóm liệt kê theo mức ưu tiên nhà tuyển dụng yêu cầu.
Mục sở thích tưởng bỏ được nhưng lại có tác dụng.
Người đọc dùng nó để hình dung phẩm chất và cá tính của ứng viên. Ví dụ ứng tuyển cộng tác viên viết bài thì thêm sở thích đọc sách và viết blog cá nhân.
- Email dùng để xin việc cần nghiêm túc, tránh các tên vui nhộn đặt thời sinh viên.
- Tạo chữ ký cho email gửi hồ sơ để trông chuyên nghiệp và giúp nhà tuyển dụng dễ liên lạc lại.
Thư xin việc sinh viên mới ra trường
Thư xin việc là văn bản đính kèm CV, thể hiện động cơ muốn được nhận vào vị trí ứng tuyển.3 Nó không lặp lại nội dung CV mà chọn thông tin đắt giá nhất để làm nổi bật kinh nghiệm và mong muốn làm việc tại công ty.3 Theo CareerLink, thư này không bắt buộc trong bộ hồ sơ, nhưng là “trợ thủ” giúp ghi điểm với nhà tuyển dụng.
Một lá thư chuẩn dài một trang A4 và gồm năm phần: quốc hiệu tiêu ngữ; giới thiệu bản thân và vị trí mong muốn; lý do phù hợp với vị trí; bày tỏ mong muốn vào vòng phỏng vấn; ký tên và họ tên. Với sinh viên mới ra trường, đầu thư ghi thông tin liên lạc của người gửi và người nhận. Nếu tin tuyển dụng không nêu tên người phụ trách, ghi “Phòng nhân sự công ty ABC”, tuyệt đối không để trống.
Có mấy lỗi mở đầu cần tránh. Đừng viết “Dear Sir/Madam” hay cách mở chung chung kiểu “Kính gửi quý công ty” cho mọi nơi, vì nhà tuyển dụng sẽ đoán rằng ứng viên dùng một mẫu thư duy nhất cho tất cả các vị trí. Nên tìm hiểu để gọi đúng tên người nhận.
Khi gửi qua email, tiêu đề phải ghi đầy đủ họ tên và vị trí ứng tuyển để không bị ngó lơ. Nội dung email ngắn gọn, tránh lặp lại sâu thông tin trong CV đính kèm, và nên có câu thông báo rõ file CV đã được đính kèm để không bị bỏ sót.
Với người chưa có kinh nghiệm, thư xin việc sinh viên là chỗ giãi bày nhiệt huyết, thứ nhà tuyển dụng thực sự tìm kiếm ở người trẻ. Họ không ngại đào tạo nhân viên chưa biết gì; điều khiến họ ái ngại là sự thiếu nhiệt huyết và dễ chán nản. Cách viết thư xin việc hay nhất lúc này là cho thấy mình sẵn sàng học hỏi bất cứ lúc nào, tận dụng lợi thế lớn nhất của tuổi trẻ là sự năng nổ.
- Đưa từ khóa từ bản mô tả công việc vào thư; tập trung vào hoạt động và trách nhiệm đã đảm nhiệm thay vì điểm số.
- Đọc lại, sửa hết lỗi chính tả, ngữ pháp, rồi nhờ bạn bè hay giáo viên hướng dẫn đọc thêm một lượt trước khi gửi.
Đọc thêm: Laptop sinh viên dưới 15 triệu cần SSD, RAM và pin thế nào
Điều chỉnh CV theo ngành nghề
Không có một bản CV dùng cho mọi nơi. Mỗi lần ứng tuyển vị trí mới, điều chỉnh CV theo JD: đưa kỹ năng và kinh nghiệm liên quan lên trên, bỏ bớt nội dung không cần thiết.2 Với công ty nước ngoài hay các ngành thường yêu cầu tiếng Anh như công nghệ thông tin, marketing, xuất nhập khẩu, logistics, du lịch, khách sạn hay tài chính, ngân hàng, bản CV tiếng Anh gần như là điều kiện.
Người làm công nghệ nên đưa dự án lập trình lên đầu và kèm portfolio, tức liên kết đến các dự án, sản phẩm đã làm, để người đọc kiểm tra được kết quả thật. Người làm marketing nên tập trung vào các chỉ số tăng trưởng, chẳng hạn lượng người theo dõi tăng bao nhiêu phần trăm trong bao lâu.
Xây dựng hồ sơ từ JD như vậy đã có người làm thành công từ thời còn ngồi ghế giảng đường.
Một lập trình viên từng chia sẻ rằng ngay từ khi còn là sinh viên, anh nghiên cứu các kỹ năng doanh nghiệp yêu cầu từ JD, tự học và xây dựng dự án để thêm vào hồ sơ năng lực. Nhờ vậy, anh vừa tốt nghiệp đã được nhận vào vị trí yêu cầu hai năm kinh nghiệm, và công ty không phải đào tạo thêm.
Còn nếu chưa có gì để đưa lên, hãy tạo ra nó trước khi tốt nghiệp. Sinh viên có thể đi làm thêm, tham gia câu lạc bộ, thực tập sớm thay vì chờ kỳ thực tập bắt buộc, hoặc làm dự án cá nhân và khởi sự kinh doanh nhỏ. Loại sau là kinh nghiệm thực tiễn giá trị nhất, vì người làm phải chịu trách nhiệm về dự án của chính mình.
Một trang hay hai trang
Câu hỏi về độ dài có câu trả lời khá rõ cho người mới ra trường. Bản CV gọn trong một trang, bố cục khoa học, thường ghi điểm hơn ở vòng sàng lọc.
Xu hướng giúp CV nổi bật hiện nay khá đa dạng. Có CV một trang với bố cục khoa học, CV kèm portfolio với liên kết đến dự án và sản phẩm, và CV song ngữ Anh-Việt phổ biến trong truyền thông, marketing, công nghệ. Nhiều người còn chèn mã QR dẫn đến trang LinkedIn hay website cá nhân.2
Hình thức cũng có chuẩn riêng: cỡ chữ và phông chữ đồng nhất, phần chữ danh mục lớn hơn nội dung, trình bày dễ nhìn. Nhưng đừng thiết kế quá màu mè; CV đơn giản, dễ nhìn là đủ. Chỉ khi ứng tuyển công việc cần sự sáng tạo thì thiết kế chuyên nghiệp mới thật sự cần thiết.
Về phân loại, ở Mỹ, Canada người ta chuộng bản resume gọn một trang, linh hoạt chỉnh theo từng công ty. Còn CV liệt kê toàn diện hơn, từ hai trang trở lên, phổ biến ở châu Âu và châu Á, trong đó có Việt Nam. Thành tích học tập như điểm số cao, học bổng, giải thưởng, bằng khen đáng đưa lên khi còn là sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc.
Riêng với người mới ra trường, xếp loại tốt nghiệp chỉ nên ghi vào CV hay thư xin việc khi từ loại khá trở lên. Kèm theo đó là các hoạt động Đoàn Hội, tình nguyện thời sinh viên cùng kinh nghiệm tích lũy được, nhất là khi những hoạt động này liên quan đến công việc ứng tuyển. Còn dòng “Nhân viên xuất sắc của năm” nếu có thì luôn đáng khoe khéo vì giúp cộng điểm ưu tiên.
Bài viết thuộc Góc đọc Xuân của Chúc Mừng Năm Mới.
Hỏi đáp nhanh
Khi nào cần viết CV bằng tiếng Anh?
Khi công ty quốc tế, vị trí yêu cầu ngoại ngữ, xin học bổng du học hoặc làm việc tự do với khách hàng nước ngoài. Các ngành hay cần bản tiếng Anh đã liệt kê ở phần “Điều chỉnh CV theo ngành nghề”.
Thư xin việc có bắt buộc khi nộp hồ sơ xin việc không?
Không bắt buộc, nhưng nên gửi kèm; lý do và cách viết đã nêu ở phần “Thư xin việc sinh viên mới ra trường” phía trên.
Nguồn tham khảo
- Mất điểm vì CV xin việc (sggp.org.vn) ↩a ↩b ↩c ↩d
- 5 lỗi thường gặp khi viết CV của nhân sự trẻ (svvn.tienphong.vn) ↩a ↩b ↩c ↩d ↩e ↩f
- Thư xin việc (Wikipedia) ↩a ↩b
- Nhà tuyển dụng dành tối đa 60 giây cho một bản CV (vietnamworks.com)
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn.